איך מפגשים קבועים יכולים להאיץ את הקהילה שלכם?
לפני כשנה התחלתי להטמיע פגישות וירטואליות חודשיות למנהלות הסניפים של קהילת ;she codes. את ההשראה לקחתי מארגון שעבדתי בו קודם לכן.
כשהתחלתי את היוזמה הזו, 40+ הסניפים הפיזיים של ארגון ;she codes היו מפוזרים ברחבי הארץ. הצוותים שלהם נפגשו פנים מול פנים רק פעמיים-שלוש בשנה, בימי עיון.
ידעתי שמנהלות הסניפים, כולן מתנדבות, צריכות מקום בו הן יוכלו להכיר אחת את השנייה, לחלוק אתגרים, לשתף טיפים ולשאול שאלות על הנהלים בארגון. כיום, אחרי שהמפגשים החודשיים הפכו לדבר שבשגרה, הקהילה הפנימית הזו הוכיחה את עצמה כקהילה תומכת ופרקטית, אשר מעניקה ערך רב.
מדוע המפגשים הוירטואליים עזרו לחברות הקהילה?
למנהלות הסניפים יש תפקיד חיוני – הן אחראיות על הסניפים מכל בחינה. הן מגייסות ומנהלות את צוות המתנדבות, שומרות על קשר שוטף עם המארחים (כמו חברות הייטק ואוניברסיטאות, לפני עידן הקורונה), מדריכות ומנחות את הנשים אשר מגיעות למפגשים השבועיים בסניף כדי ללמוד תכנות, ודואגות לכל הלוגיסטיקה של תפעול הסניף.
כל ארגון, ובמיוחד אלו שמבוססים על מתנדבים, צריך להשקיע במשאבים האנושיים שלו ולתת להם את הכלים לעשות את העבודה שלהם על הצד הטוב ביותר. יותר מכך, מפגשים קבועים כאלו יכולים לספק השראה והזדמנויות לשיתוף פעולה. הרעיונות הטובים ביותר הן של המנהלות. אנחנו, כמובילי קהילה או ככאלו שתומכים בה, צריכים לתת להן את המקום ואת המבנה לשתף אותם.
כעת, תשעה חודשים לאחר השינוי שהביאה איתו הקורונה, המעבר להתנהלות מרחוק הדגיש את הצורך במפגשים ממוקדים כאלו יותר מתמיד, ואלו מתקיימים עבור תפקידים רבים בארגון.
מארגנים מפגשים וירטואלים? קראו את 11 הטיפים שיעזרו לכם
כיצד אתם יכולים ליישם ריטואלים כאלו?
אפיינו את הצורך: שאלו את חברי הקהילה שלכם מה הם צריכים וזהו את האזורים שבהם עולים אתגרים בקהילה שלכם.
חשבו על המטרות שלכם: הגדירו יעדים ושאלו את עצמכם האם הם תואמים את המטרות של הארגון. לא בטוח שהם צריכים להלום, אבל זה משהו שצריך לקחת בחשבון. בנוסף, אולי תרצו לאמוד את ההצלחה שלכם כדי להוכיח שהיוזמה שלכם עובדת.
בדקו מהי הדרך הטובה ביותר להתחיל במפגשים הקבועים האלו: מהו הנושא המרכזי של המפגשים? מי אלו שמנהלים אותם? כל כמה זמן הם מתקיימים?
הקדישו זמן כדי לארגן את תוכן המפגש: במפגשים רבים, מנהלות מחטיבות אחרות בארגון מכינות הדרכה קצרה, מצגת, או מצטרפות כדי למסור מידע חשוב אחר. זו פרקטיקה אפקטיבית, שכן המשתתפות במפגש גם מקבלות את המידע שהן צריכות וגם זוכות להכיר את הצוות אשר נמצא מאחורי הקלעים. בנוסף, מאחר שיש לנו רק שעה אחת בכל חודש, אנחנו לא מעוניינות לבזבז את הזמן של אף אחת – ולכן חשוב לספק תוכן רלוונטי בלבד ולהשאיר מספיק זמן לדיון ולשאלות.
הדריכו את חברי הקהילה שלכם אודות המפגש: הסבירו את מטרת המפגשים, באילו נושאים תדונו ויידעו אותם מראש אם הם צריכים להכין משהו.
בקשו פידבק: שאלו את המשתתפים האם המפגשים עונים על הצרכים שלהם ובררו מה יעזור להם בעתיד. (קראו עוד על היתרונות של בקשת פידבק כאן).
מפגשים קבועים וריטואלים אחרים יכולים להוביל לשינוי משמעותי בקהילה שלכם. נסו אותם, ואם הם עובדים – אמצו אותם. אחרת, אל תחששו לבצע פיילוטים ולנסות רוטינות אחרות. לכל קהילה יש את הדינמיקות שלה, ואם תהיו קשובים לדינמיקות האלו תוכלו לנווט את הקהילה לתוצאות הרצויות.
מעוניינים שאעזור לכם לתפור את תוכן המפגשים שרלוונטי לכם, ולהטמיע כלים נוספים שיסייעו לקהילה שלכם? בואו נדבר.
