לחבר את העובדים מרחוק: 12 דרכים לחזק את הקשרים במקום העבודה
ההתנהלות מרחוק בעקבות משבר הקורונה, מדגישה לנו בכל יום כמה חשוב לעודד קשרים בין עובדים ולחזק את מחוברות העובדים – החיבור בין העובדים לארגון – כדי לשמור על היציבות הארגונית לאורך זמן.
המחקרים מוכיחים זאת.
בעקבות המעבר לעבודה מרחוק שכפה משבר הקורונה, רמות מחוברות העובדים (Employment Engagement) השתנו בתנודתיות הגבוהה ביותר ב-2020, לפי מכון גאלופ, אשר מודד את הנושא מאז שנת 2000. כ-51% מהעובדים אינם מחוברים – כלומר, הם לא קשורים פסיכולוגית לעבודה ולחברה שלהם. הם אף מחפשים הזדמנויות תעסוקתיות טובות יותר ויעזבו במהירות את החברה שלהם עבור הצעה טובה יותר.
במהלך המשבר, רמות המחוברות הכלליות לא נפגעו עבור החברות שהתערבו ויישמו תוכניות לטיפוח ושימור מחוברות עובדים באופן קבוע, כחלק מהתרבות הארגונית שלהן. לפי מחקרים קודמים של גאלופ, מחוברות עובדים היא מנבא עקבי לתוצאות ארגוניות רבות במשך יותר משני עשורים, גם בזמנים של שינויים כלכליים משמעותיים והתפתחויות טכנולוגיות.
סקר מקינזי מיוני 2020 קובע כי עובדים מרחוק שרואים יותר השפעות חיובית בעבודה היומיומית שלהם, הם מחוברים יותר: הם מושקעים יותר מבחינה רגשית בארגון ויש להם את הרצון ללכת את האקסטרא מייל. בין הצעדים המרכזיים שמקינזי מונים להגברת מעורבות העובדים, ניתן למצוא השקעה במערכות יחסים בתוך הארגון ויצירת רשתות פנימיות.
אז מה צריך לעשות לחזק את הקשרים החברתיים בתוך החברה או הארגון?
בין אם אנחנו משתמשים בסלאק, קבוצת פייסבוק, ווטסאפ, פגישות ב-Zoom, תקשורת ב-Microsoft Teams, או פלטפורמה וירטואלית אחרת בארגון, אספתי כמה דרכים שאתם יכולים לחזק באמצעותן את הקשר מרחוק עם העובדים. אלו פרקטיקות שנהוגות בעולם הקהילות, ואין סיבה שלא תיישמו אותן בקרב העובדים שלכם.
מה זו קהילה וכיצד היא יכולה לעזור לארגון שלכם?
1. פינה קבועה – הכר את העובד/ת
לרוב החברות יש ערוץ תקשורת מרכזי בו העובדים מתקשרים האחד עם השנייה, או ניוזלטר מרכזי. דרך פינת זרקור קבועה, תוכלו לחשוף עובדים לפעילות של עובדים ממחלקות שונות ולקדם תרבות שבה העובדים נמצאים במרכז. בפינה תוכלו להציג את העובדים, להכניס מידע מעניין כמו תחביבים מפתיעים, טיפים מקצועיים ועוד.
לריטואלים קבועים יש השפעה עצומה על יציבות קהילת העובדים והשימור שלהם, ופינה כזאת לא דורשת מכם תקציב מיוחד או זמן רב.
2. שאלות במועד קבוע
גם כאן אתם יכולים להשתמש בערוצי התקשורת הקיימים בחברה כדי לשבור את הקרח או כדי להכניס לאווירה המקצועית משב מרענן וקליל יותר. כך למשל, לפני היציאה לסוף השבוע תוכלו לשאול "מה אתם הולכים לעשות בסופ"ש?". אולי אף תצרו תחרות קטנה סביב השאלה הנבחרת. אתם יכולים לפרסם סקרים על תחביבים, מקומות מיוחדים שבהם העובדים ביקרו ועוד. חשוב שהמנהלים ישתפו פעולה עם יוזמות כאלו, כדי שהעובדים ירגישו בנוח לשתף.
3. קבוצות סביב תחביבים משותפים
פעמים רבות הדרך לחבר בין עובדים בחברות גדולות היא דרך קבוצות קטנות יותר. כך למשל, בחברת אקווה סקיוריטי הקימו בזמן הקורונה קהילות גלובליות סביב תחומי עניין משותפים, כאשר העובדים מובילים אותן. בין הקהילות שהקימו בחברה ניתן למצוא קהילת מדיטציה, יוגה, וחובבי בישול.
4. פודקאסט
הפודקאסטים הפכו להיות פופולריים בשנים האחרונות, אך מקומות עבודה רבים טרם אימצו את צורת התקשורת הזו. הפקת פודקאסט לא דורשת משאבים רבים והיא נוחה לעובדים. הם יכולים להאזין מכל מקום, בין פגישה לפגישה ואפילו מעבר לשעות העבודה. יותר מכך, החוויה בה מאזינים לקול האנושי היא אישית יותר מאשר קריאת הודעת טקסט על מסך ומאפשרת היכרות עם הדובר/ת.
כאשר עובדים מראיינים עובדים אחרים, הם יכולים לשמוע ולהשמיע את הקול האחד של השניה ולייצר חוויה משותפת, במיוחד בחברות גדולות. בפודקאסט אפשר גם לשתף עדכונים חדשים הקשורים לחברה ולחגוג הישגים אישיים ומשותפים של העובדים. בנוסף, תוכלו לשתף תוכניות עתידיות, להציג עובדים ואת הפעילות שלהם, ועוד.
כדי ליצור פודקאסט פנים ארגוני, תצטרכו להחליט על המטרה שלו, לייצר תוכן מעניין בהתאם ולוודא שאתם מפיצים אותו ברחבי החברה, כדי שהוא יצבור מאזינים.
5. פינת המלצות
אתם יכולים להטמיע פינת המלצות כפינה מקצועית, בה עובדים יתנו המלצות על ספרים רלוונטיים, פוסטים מעניינים בבלוג או פודקאסטים ששווה לעקוב אחריהם. לחלופין, הפינה יכולה להיות מרחב בו עובדים ישתפו המלצות כלליות מעולמם הפרטי. אלו יכולות להיות סרטים חדשים, ספרים מעוררי השראה, הצגות מומלצות ועוד. הפינה תהיה ביום קבוע בשעה קבועה בערוץ התקשורת (למשל בסלאק) או בניוזלטר.
6. Ask Me Anything
את הפורמט Ask Me Anything (או AMA בקצרה) אתם בטח מכירים מהתוכנית "סליחה על השאלה". הרעיון: לשאול את כל מה שרציתם לדעת והתביישתם, בלי שאף אחד ידע. בחברה תוכלו להטמיע AMA על נושא מקצועי, כמו מוצר ספציפי של החברה, או מפגש לייב עם מנהלים בכירים. לפני המפגש העובדים שולחים את השאלות שלהם באופן אנונימי, ובמהלכו הם מקבלים עליהן מענה.
הפורמט הזה, לדברי מנכ"ל Greenhouse.io, מעודד תרבות פתוחה שיש בה מקום לדיאלוג, אפשרות לקבלת משוב ורעיונות לשיפור. דרך AMA אפשר גם למגר מידע לא אמין ולהתמודד עם התנגדויות שצצות בדרך מקורית. רק שימו לב, אם אתם לא באמת מעוניינים לענות על שאלות קשות, מסיבות כאלו ואחרות, הפורמט הזה פחות מתאים לחברה שלכם.
7. אתגר משותף
עבודה מרחוק בשל אילוצים יכולה להיות מאוד מאתגרת. אבל ניתן לקחת את האתגר הזה ולהפוך אותו לאתגר חיובי. חשבו ביחד עם העובדים על אתגר שידרבן אותם להשקיע בעצמם, לנסות תחביבים חדשים, לתרום לקהילה ועוד. זה יכול להיות אתגר כושר, תחרות מתכונים, איסוף חבילות מזון, או כל אתגר אחר.
חשוב שהנושא יענה על צורך מסוים של העובדים, אחרת הוא יהיה עול ואתם תשיגו את המטרה ההפוכה.
8. הרצאות וסדנאות העשרה
כדי להפיג את השגרה של הסגרים, שיחות הזום הארוכות והמונוטוניות של העבודה מרחוק, חברות רבות בוחרות להעשיר את העובדים שלהן בהרצאות וסדנאות.
במיקרוסופט השיקו במהלך הקורונה תוכנית העשרה וירטואלית שכוללת הרצאות, סדנאות ופעילויות עם אנשי מקצוע מובילים. המטרה מאחוריה היתה לעודד יצירתיות ומיומנויות רב תחומיות. התוכנית כללה, בין השאר, קורס לימוד גיטרה וסדנת בישול שבמסגרתה העובדים קיבלו משלוח עד הבית עם חומרי הגלם. במיקרוסופט אף מציעים רעיונות לפעילויות העשרה לילדים.
במהלך פעילויות כאלו אפשר ואף מומלץ לשלב גם אלמנטים של נטוורקינג. זו דרך מצוינת לגרום לכך שהעובדים יכירו האחד את השנייה ויצרו קשרים חדשים במקום העבודה.
9. פעילויות שמארגנים העובדים
לא חייבים לכתת רגליים וירטואלית כדי להעשיר את העובדים. אחד הדברים שמחזקים את הקשר בין העובדים הוא התחביבים. לרובינו יש תחביבים או ידע בתחומים שאולי לא קשורים למקצוע שלנו, אבל בהחלט יכולים להעשיר את שאר העובדים. פעילות בה עובדים מעשירים בידע את הקולגות שלהם, גם שוברת את הקרח וגם יוצרת מחוברות.
שריינו שעה בחודש במהלכה העובדים יעבירו הרצאות בנושאים שמעניינים אותם, ותופתעו לגלות את הכשרונות החבויים. היתרון הגדול הוא שלא נדרש תקציב לכך, והעובדים אף יקבלו אפשרות להשחיז את כישורי הדיבור מול הקהל שלהם.
10. ניוזלטר
ניוזלטר ארגוני הוא אחת הטקטיקות הנפוצות לחיזוק הקשר בין הארגון לעובדיו. דרכו אפשר להעביר מידע חשוב, להדגיש מסרים ולייצר שקיפות.
התכנים משתנים בין חברה לחברה, אבל כן כדאי שלניוזלטר יהיה מבנה קבוע כדי להקל על הקוראים ועל ההטמעה. כשעבדתי עם ארגון היזמים הבינלאומי Entrepreneurs' Organization, והתחלנו להפיץ ניוזלטר באזור אירופה של הארגון, זה בדיוק מה שעשינו. כללנו עדכונים חשובים, סרטונים קצרים של בעלי תפקידים, הזמנות לאירועים שונים ומידע על תוכניות. בנוסף, עודדנו את הסניפים באזור לשלוח לנו תכנים. ובאמת, עם הזמן, כבר לא היינו צריכים לעודד כי הבקשות הגיעו מהם.
יש חשיבות ליום ושעה קבועים שבהם הניוזלטר יוצא. כך, אנשים עסוקים מאוד כמו חברי EO, ידעו בדיוק מתי הם יקבלו את הניוזלטר. זה יכול ליצור ציפייה חיובית. אם זה לא עובד, נסו A/B Testing עד שתגיעו לתוצאה הרצויה.
11. האקתון
דרך מצוינת לשבור שגרה, ליצור עניין ולחבר בין עובדים מצוותים שונים ואף מדינות שונות, היא ארגון האקתון. אפשר לארגן הקאתון סביב אתגר מסוים בחברה, פיתוח מוצר או סביב רעיונות שמעלים העובדים.
ל-Criteo היה אתגר לא פשוט. הם היו צריכים להעביר לאונליין את ההאקתון השנתי: 48 שעות טרם הקורונה, בהן עובדים ממחלקות שונות מתכנסים משלוש יבשות בעולם, באזורי זמן שונים, הפכו לחגיגה של ארבעה שבועות עם הקלטות מראש, שיעורי יוגה וטקס פרסים, בו עובדים בחרו את הצוות והפרויקט האהובים עליהם.
הדוגמא של Criteo היא אולי קיצונית וצורכת משאבים רבים ומחשבה מעמיקה. יחד עם זאת, אפשר לארגן בקלות מיני האקתון בחצי יום מרחוק. אחרי הכל, אתם לא צריכים לשריין חדרים, להזמין אוכל, לדאוג לטיסות, וכן הלאה.
12. אירועים חד פעמיים
אירועים חד פעמיים הם הדרך שלכם להיות יצירתיים בחיבור מרחוק.
אתם יכולים לארגן שולחנות עגולים וירטואליים, כך שהעובדים ידונו בסוגיות רלוונטיות, כמו שחברת פורטר עשתה. אפשרות נוספת היא לארגן יום המוקדש ל-Demo Day, במהלכו העובדים יציגו את הפיתוחים שהם עובדים עליהם. אם המוצרים שלכם הם לא טכנולוגיים, כל מחלקה יכולה להציג נושא מרכזי שהיא שוקדת עליה.
תוכלו לקחת צעד אחד קדימה ולארגן "בית פתוח" וירטואלי. במסגרת הבית הפתוח תזמינו את העובדים ומשפחותיהם, אשר "יסתובבו" בין דוכנים בהם עובדים ידגימו מהעשייה שלהם. תוכלו גם לכלול בבית הפתוח פעילויות העשרה כמו הרצאות וסדנאות. זו לא רק דרך מקורית לחבר את העובדים, אלא גם דרך להקל על אלו שעובדים בבית ביחד עם המשפחה, ולתת להם אתנחתא קלה.
אם אתם חושבים לעשות פעילות שכוללת את המשפחה, אפשר גם במועדים חגיגיים כמו חגים.
חיבור בין עובדים מרחוק או בעבודה היברידית, מצריך יצירתיות ומחשבה. אתם יכולים לנסות סוג אחד של פעילות, לשלב כמה פעילויות ביחד ולראות מה הן התגובות. הטיפ שלי? שאלו את העובדים שלכם מה מעניין אותם, כדי לא ליצור עומס מיותר וכדי ליצור פעילות שתשאיר חותם.
לא בטוחים באיזה דרך לעודד מחוברות עובדים אצלכם בחברה? בואו נדבר.
