ארגון אירועי אונליין: כל מה שצריך לדעת

הקורונה אילצה רבים לבטל מיטאפים ואירועים, ולכן זו הזדמנות לארגן אירועים מרובי משתתפים מרחוק כדי לשמור על הפעילות השוטפת בקהילה, בארגון או כנטוורקינג – כאלו שאין לאף אחד ואחת תירוץ להתחמק מהם.

קבלו את הטיפים שלי מניסיון של ארגון אירועי אונליין מסוגים שונים – של אנשים שמכירים אחד את השני, של כאלו שלא, של אנשים שנמצאים במדינות שונות ועוד. לי יצא בעיקר לעבוד עם פלטפורמת Zoom אבל יש עוד המון, כמו Go To Meeting, Crowdcast, Join.me, חלקן יעודיות לאירועי אונליין וחלקן משלבות זאת יחד עם פיצ'רים נוספים לעבודה משותפת.

עדכון: מאז תחילת הקורונה פלטפורמות חדשות עולות ומשתכללות, כמו Hopin ו-Run The World.

אני תומכת נלהבת של שימוש בטכנולוגיה כדי לקיים מפגשים מרחוק, במיוחד אם קהל היעד שלכם מרוחק גיאוגרפית אחד מהשניה. מקווה שזו תהיה הזדמנות בשבילכם לראות איך אפשר להרחיב את מנעד האירועים שיש לכם בקהילה, או כדי למשוך קהל יעד נוסף לעסק שלכם.

Online event
לפני שאתם מארגנים אירוע אונליין, שאלו את עצמכם מהו סוג האירוע שאותו תרצו לארגן | צילום: Chris Montgomery

11 טיפים לארגון אירועים וירטואליים

1

מבחינת התארגנות אירועי אונליין דומים לארגון אירועי אופליין, רק שהפרטים שצריך לדאוג להם בעולם האמיתי מקבלים צורה אחרת בעולם הוירטואלי. חישבו על זה כשאתם מארגנים את האירוע.

2

לפני שאתם מארגנים אירוע אונליין, שאלו את עצמכם מהו סוג האירוע שאותו תרצו לארגן ואיך הייתם רוצים שהוא ייראה. זה יעזור לכם לבחור פלטפורמה ולהבין מהו התקציב וההכנה שנדרשים מכם. אם אתם רוצים שיראו רק את המנחה ואת הדובר, ובינר זו אופציה טובה, שגם מאפשרת לשאול שאלות ותשובות. אולי אתם רוצים שכל הנוכחים יוכלו לדבר האחד עם השני, וישנן גם פלטפורמות שמאפשרות חלוקה ל"חדרי שיח" מקבילים.

3

הכינו את המשתתפים טרם אירוע האונליין: דאגו לספק להם את האג'נדה. אם מדובר באירוע מצומצם, שווה להקדיש את תחילת האירוע להצגה של כל המשתתפים. אם זהו אירוע שמטרתו לייצר שיח בין המשתתפים, הסבירו כיצד אמור להתנהל השיח הזה. אם באירוע המשתתפים רק צופים ולא ניתן לראות אותם, הסבירו להם כיצד הם יכולים להגיב או לשאול שאלות בזמן אמת.

4

הכינו את מי שמעביר את האירוע בעוד מועד: דאגו שהם יודעים להשתמש בפלטפורמה, מבינים מתי הם צריכים "לעלות" לאירוע במקרה ומדובר בכמה משתתפים, יודעים כיצד עליהם לתקשר עם המשתתפים האחרים – וכל פרט חשוב אחר שחשוב לקיום רציף של האירוע.

5

אם אתם או מישהו מטעמכם לא מנחה את האירוע ואתם מאפשרים למשתתפים לערוך אותו בעצמם – דאגו שהם יודעים מי המנחה. אפשר בהחלט גם להחליט רנדומלית כשאתם שולחים את פרטי האירוע (טוב לקבוצות קטנות) ומודיעים לאדם שהוא האחראי, המתווך (ה-"Moderator" או Facilitator).

Instructions
דאגו לשלוח מראש למשתתפים באירוע שלכם הנחיות מיוחדות אם יש כאלו | צילום: Kaitlyn Baker

6

קביעת מועד האירוע: חישבו על המשתתפים שלכם – באיזו שעה יהיה להם יותר נכון להתחבר לאירוע? האם הם ממדינות שונות וצריך להתאים את האירוע בהתאם? אם כן, גם בעת הזימון יש פלטפורמות נוחות שמאפשרות לכם לשלוח זימון מותאם לאזור הזמן של כל משתתפת ומשתתף.

7

פרסום האירוע: מלבד פרסום רגיל של האירוע, כדאי גם לפרסם הנחיות מיוחדות אם נדרש מהמשתתפים שלכם כאלו. אם נניח אתם רוצים שכולם יהיו משתתפים פעילים, בקשו מהם מראש להתכונן להשתתף ולהיות עם מיקרופון ומצלמה במצב On, ולהכין שאלות. בנוסף, חשוב להסביר גם כיצד מצטרפים לאירוע מבחינה טכנית. כך המשתתפים יוכלו להיערך מראש ולהתארגן.

8

פרטים טכניים: באירוע אונליין הפרטים הטכניים שצריך לדאוג אינם שונים מאירוע האופליין. את המיקרופון מחליף כפתור הספיקר, את הכבל שמחבר בין המחשב למסך מחליף כפתור share screen ואת השאלות והתשובות מחליף הצ'ט. ודאו שאתם והמנחים נמצאים בסביבה שקטה וכי חיבור האינטרנט שלכם עובד טוב. מומלץ מאוד לעשות טסטינג לפני האירוע כדי לוודא שהכל עובד כמו שצריך ושלא יהיו בלת"מים.

9

בעת האירוע: נכון באירוע פיזי יש את מי שנמצא בעמדת ההרשמה, מי שנושאת את דברי הפתיחה, מי שדואגת לפרטים הטכניים וכו'? כך גם באירוע האונליין, במיוחד לגדולים שבהם. דאגו שיהיה מישהו שיבדוק בפלטפורמה הראשית של הקהילה (קבוצת הפייסבוק/ווטסאפ וכו') שלמשתתפים אין בעיות טכניות עם כניסה לאירוע, שיהיה מישהו שבודק שהשאלות בצ'ט מקבלות מענה וכו'. יש פלטפורמות שמאפשרות לשלוח הודעות אישיות וכלליות למשתתפים בוובינר, כך שתוכלו להתריע באופן פרטי על תקלה או להעיר את תשומת הלב של מי שצריך.

10

ועוד בעת האירוע: תשומת הלב של המשתתפים קלה יותר להסחת דעת וקל יותר "לאבד" אותם. בדיוק בשביל זה כל ההכנה שעשיתם בשלבים הקודמים תסייע לכם כדי ליצור אירוע מתוקתק ובעל ערך לחברי הקהילה.

11

לאחר האירוע: ברוב הפלטפורמות יש אפשרות להקליט, מה שמעניק את היכולת למשתתפים שלא יכולים להיות באירוע לצפות בו בזמן שנוח להם. תוכלו גם להשתמש בחומרים מהאירוע עבור פעולות שיווקיות.

אפשר לכתוב על הנושא עוד הרבה, ואף העברתי הרצאות שמתעדכנות בהתאם לחידושים בתחום. מוזמנים להשתמש בטיפים האלו כדי כדי לארגן אירועים מגוונים – לא רק בזמני משבר.

רוצים שאעזור לכם לארגן אירועי אונליין מא' ועד ת' או ללמוד איך להנחות אירועים כאלו בצורה אפקטיבית? דברו איתי.

שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב twitter

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

קבלו טיפים, כלים ועדכונים חשובים