ניהול קהילה בתקופות עמוסות: איך לעבור את זה בשלום?
ניהול קהילה הוא עשייה מספקת מאוד, אבל יוצא לי לשוחח עם לא מעט מובילי קהילה רבים שמוצאים את עצמם עמוסים וחלקם גם שחוקים.
האם אתם מג'נגלים בין משימה למשימה? מוצאים את עצמכם בלי אוויר בסוף היום? ובכן, ברור שהובלת קהילה לוקחת המון זמן ומאמץ, אבל זה לא אומר שאתם צריכים להיות עמוסים יתר על המידה.
בואו נראה כמה טיפים שתוכלו ליישם בזמנים שבהם אתם מרגישים עמוסים ובכלל בתהליכי העבודה שלכם.
קחו רגע להבין – לאן הולך הזמן שלכם?
לפעמים אנחנו מרגישים עמוסים מאוד אבל אנחנו לא מקדישים זמן כדי להבין מה "אוכל" את הזמן שלנו. האם זה בגלל ניהול זמן בעייתי? עבודה לא מאורגנת או משימות מסורבלות? מחסור בחברי צוות?
אם אתם מוצפים במשימות שקשורות לניהול הקהילה (או בכלל), כדאי לכם קודם כל להגדיר את הבעיה.
קחו דף ריק (או אחד דיגיטלי) וכתבו את כל האתגרים שלכם. זה יעזור לכם לראות את התמונה המלאה מפרספקטיבה אחרת. ברגע שתגדירו איפה החור השחור ששואב את כל הזמן שלכם, יהיה לכם קל יותר להתמודד עם הבעיה ולמצוא פיתרון.
הכניסו סדר וארגון
צרו תוכנית עבודה ואסטרטגיית תוכן מראש, ועבדו לפי התוכניות שלכם. בצעו שינויים רק כשאתם ממש צריכים, ואם אתם מרגישים שסטיתם מהמסלול לחלוטין – חזרו בחזרה לאסטרטגיית הקהילה שלכם.
הנה כמה טיפים לאסטרטגיית תוכן:
- הכינו רשימה של נושאים רלוונטיים.
- הקדישו זמן ביומן שלכם לחיפוש תוכן, כתיבה ועריכה.
- שבצו באסטרטגיית התוכן חגים, מועדים וימים בינלאומיים. כאן תוכלו לחפש ימים שמתאימים לקהילה שלכם.
- אם אתם משתמשים בשרשורים באסטרטגיה שלכם, תוכלו ליצור מראש רשימת שאלות מניעות לפעולה אשר קשורות לנושאים.
לדוגמא: מה היה המקום המסוכן ביותר שהייתם בו? (בקהילת מטיילים);
או מהם הטיפים הכי טובים שלכם לקליטה של עובדים שעובדים מרחוק? (אם זו קהילה מקצועית למנהלים ומנהלות).
עוד תהליך עבודה שתוכלו להכין מראש הוא כל מה שקשור לאירועי הקהילה שלכם. ביחד עם הצוות שלכם, צרו צ'קליסטים, טמפלטים וחומרים אחרים לאירועים שלכם. כך לא תצטרכו להכין הכל מחדש בכל פעם שתיגשו לעבודה.
צ'קליסט אירוע יכול לכלול משימות כמו: לקבוע תאריך, למצוא מיקום, ליצור תוכן, להכין חומרים לשיווק, לשלוח הזמנות, וכן הלאה. אולי תרצו גם להשתמש בפלטפורמות לניהול פרויקטים כדי לצפות בכל המשימות. עוד על פלטפורמות כאלה בהמשך הפוסט.
תכנון הוא המפתח.
נהלו את הצוות שלכם ביעילות והגדילו אותו
רק בגלל שהקהילה שלכם פעילה 24/7, זה לא אומר שאתם צריכים להיות עם היד על הדופק 24/7 גם כן.
יש לכם צוות? אם כן, האם הצוות שלכם עובד באופן יעיל? האם כולם יודעים מה הם אמורים לעשות? האם יש לכם פגישות צוות קבועות?
וודאו שכל תחומי האחריות ברורים לכל חברי הצוות – ושהפגישות שלכם מסתיימות עם פרוטוקולים ומשימות לביצוע.
בזמנים עמוסים, אתם יכולים להאציל משימות לחברי צוות אם צריך.
אם כמות המשימות השתנתה באופן משמעותי ועשיתם כל מה שאתם יכולים כדי לעבוד באופן יעיל יותר, זה הזמן להגדיל את הצוות. שכרו או גייסו חברי צוות חדשים כדי לסייע לקהילה לצמוח, מבלי לשבש את פעילות הצוות או לשחוק אותו.
דרך אגב, חברי הצוות שלכם לא בהכרח צריכים להיות חברי צוות בשכר.
האם יש חברי קהילה אשר כותבים פוסטים או מגיבים לעיתים תכופות, מגיעים לאירועים ומראים התלהבות בכל מה שקשור לקהילה? במקרה הזה אפשר לחשוב על תפקידים שתוכלו לתת להם. זו פרקטיקה נפוצה כדי לעודד מעורבות בקרב חברי הקהילה. זו גם דרך נהדרת לתת להם לדעת שהם חלק קריטי מהקהילה.
והדבר החשוב האחרון: האם הצוות שלכם כולו עובר תקופה עמוסה בקהילה? לדוגמא, חגיגות היומולדת של הקהילה או פרויקט גדול אחר שאתם עובדים עליו? התכוננו לכך מראש. הרימו את המוטיבציה של כולם באמצעות יצירת תחושה של צוות מגובש ותנו לכל אחד ואחת להרגיש זאת. כאשר התקופה העמוסה מסתיימת, אל תשכחו לחגוג את ההישגים של הצוות. גם אל תשכחו לפרגן על העבודה הקשה שלהם בפני חברי הקהילה.
צרו אוטומציות
השתמשו בכלים כמו Integromat, Zapier, Calendly, ואחרים כדי להפוך את תהליכי העבודה שלכם לאוטומטיים ולחסוך בזמן יקר.
לדוגמא, דרך Integromat ו-Zapier תוכלו באופן אוטומטי להעלות פוסט לערוצי הרשתות החברתיות של הקהילה.
Calendly יעזור לכם לקבוע פגישות בלי הפינג פונג של המיילים וחישוב אזורי הזמן השונים.
פלטפורמות שיתופיות כמו Trello, Monday, ו-Asana יוכלו לסייע לכם עם ניהול תהליכי העבודה המשותפת של הצוות. תוכלו לצפות ולנהל את המשימות שלכם, לשייך אותם לחברי צוות ולקשר אותן לאפליקציות אחרות, כמו היומן שלכם. תוכלו גם ליצור חוקי אוטומציה כדי לחסוך גם כאן בזמן ולקצר את לוחות הזמנים.
שמרו על עצמכם
בעבודה שלי עם מובילי קהילות, אני תמיד אומרת שאנחנו לא יכולים להוביל אם לא נשים לב לעצמנו קודם כל.
בין אתם מובילים קהילה במסגרת העבודה או כתחביב, השאירו זמן למנוחה ולהתבוננות. תהנו מהתפקיד שלקחתם על עצמכם – להיות מובילי קהילה.
זה גם ממש בסדר לקחת הפסקה או חופשה, ואתם לא צריכים שום תירוץ בשביל זה. חוגגים חג כלשהו? יש לכם מקרה חירום אישי או יוצאים לחופש? הסבירו לחברי הצוות ולחברי הקהילה איך הדברים הולכים לעבוד כשאתם ו/או הצוות שלכם לא תהיו, כדי למנוע אי הבנות. אתם לא חייבים להסביר או לשתף את הכל, אבל לתקשר מה הולך לקרות מראש יעזור להתגבר על קונפליקטים ותסכול. ככה תוכלו לצאת לחופשה בראש שקט או כדי לטפל בדברים הדחופים מבלי להרגיש מוצפים.
איך כדאי לקבל החלטות בקהילה?
***
מה עוזר לכם לנהל את הקהילה בזמנים עמוסים? איך אתם הופכים את תהליכי העבודה שלכם ליעילים יותר? שתפו בבקשה בתגובות.
מעוניינים בעצה או לסער מוחות ביחד ולחשוב על פתרונות? בואו נדבר.
___
שתפו:
